Im Rahmen des ISEK hatte in Olpe bereits eine Vielzahl an Bürger:innenbeteiligungen stattgefunden, daraus war auch die Website neueweichen.de entstanden. Bestehende Netzwerke und Strukturen, zum Beispiel die Wirtschaftsförderungsgesellschaft oder auch der Stadtmarketingverein Olpe Aktiv, haben die Ansprache und Einbindung von verschiedenen Gruppen in Olpe erleichtert.

Bei den Bürger:innenbeteiligungen lag der Fokus der Stadt vor allem auf der Erfüllung der Kriterien für eine Förderung, nichtsdestotrotz sind sich die Verantwortlichen einig, dass es wichtig ist, möglichst viele (unterschiedliche) Meinungen zu hören.

Wer macht was? Personalaufwand und Zuständigkeiten für die Planung und Durchführung der Beteiligungsprozesse.

• Projektmanagerin
• bedarfsgerechte Unterstützung durch Kolleg:innen aus Fachabteilungen
• Rückhalt und Mitarbeit durch Bürgermeister und Verwaltungsvorstand

Wie sahen konkrete Beteiligungsmöglichkeiten vor Ort aus?

In Olpe gibt es eine iterative Herangehensweise: Zunächst sollte die Beteiligung die Vision Olpe 2030 hervorbringen, dann Ziele – und ganz am Ende konkrete Maßnahmen.

Basierend auf den zehn Themenfeldern der Vision Südwestfalen 2030 wurden vor Beginn der Beteiligungsprozesse vier Themenfelder festgezurrt:

• Umwelt/Mobilität/Energie
• Bildung/Kultur/Soziales
• Smarte Verwaltung (E-Government und New Work)
• Stadtgestaltung und öffentliche Räume

1. Workshops mit:

• Amtsleiter:innen und Verwaltungsvorstand in Soest
• Mitarbeiter:innen der Verwaltung

2. Workshops mit:

• unterschiedlichen Akteur:innen/Personengruppen aus der Stadtgesellschaft (Jugendparlament, Stadtmarketingverein, über Wirtschaftsförderungsgesellschaft Einladung an Unternehmer:innen, Einzelhändler:innen)

3. Digitales Beteiligungsangebot für Bürger:innen:

• Ideensammlung für die Vision über neueweichen.de mit Fragen und Unterfragen (Zeitraum: zwei Wochen)

4. Abstimmung über den erarbeiteten Visionsvorschlag für Bürger:innen auf der Website neueweichen.de und in der Niederlassung der Kulturabteilung – dort konnten auch noch Ideen und Kommentare zur Vision geäußert werden. Parallel war eine Abstimmung über Quick Wins (also kurzfristig realisierbare Projekte) online und vor Ort möglich.

5. Insgesamt fünf Onlineworkshops für Bürger:innen zu fünf Kategorien (l(i)ebenswert, lernbegeistert, nachhaltig, digital, Tradition und Moderne), um Ziele für den Smart-Cities-Prozess zu erarbeiten. Je nach Workshopthema wurden spezielle Akteure auf die Veranstaltungen hingewiesen, zum Beispiel zum Thema l(i)ebenswert die Sportvereine, zum Thema lernbegeistert die Schulen beziehungsweise das Lehrpersonal. Inhaltliche Unterstützung gab es von zehn Expert:innen aus der Verwaltung. Dennoch standen die Workshops jeweils allen Akteuren aus Olpe offen und waren bewusst akteursübergreifend.

6. Bürger:innenbeteiligung: Wünsche zu konkreten Maßnahmen

Anregungen konnten digital über die Website geäußert oder vor Ort eingereicht werden, zusätzlich erfolgte eine Postwurfsendung an 600 zufällig ausgewählte Olper Haushalte.

7. Bürger:innenbeteiligung: Bewertung konkreter Maßnahmen

Hier hatten alle Bürger:innen die Chance, auf der Website neueweichen.de sowie vor Ort konkrete Maßnahmen zu bewerten und so Einfluss auf die Entwicklung von Olpe zu nehmen. Hier kamen Maßnahmenideen aus den Workshops sowie Vorschläge aus der Verwaltung zusammen, die mit Kurzbeschreibungen als Flyer über den Sauerlandkurier auch noch mal an alle Olper Haushalte verteilt wurden.

Auf welche Handlungsweisen sollten andere Kommunen verzichten?

• Nicht zu offen formulieren.
• Zeitpunkt berücksichtigen: Ferien oder das Jahresende sind zum Beispiel ungünstig.
• Nicht zu wenig Marketing betreiben: Wenn kaum jemand weiß, dass es Möglichkeiten zur Beteiligung gibt, wird das Ergebnis wenig repräsentativ.

Was hat gut funktioniert und was empfiehlt Olpe anderen Kommunen?

• Flyer: Bürger:innen konnten zu etwas Konkretem abstimmen.
• Kostenloses Anzeigenblatt als Verteilmedium: Über den Sauerlandkurier wurden Informationen an einen Großteil der Olper Haushalte verteilt.
• Gruppenarbeiten während Workshops – sowohl akteursübergreifend als auch akteursspezifisch.
• Akteursspezifische Gruppenarbeiten.
• Etwas Konkretes mit etwas Strategischem verbinden: Je konkreter etwas ist und je näher an den Bürger:innen, desto eher können sich die Bürger:innen etwas unter der Idee vorstellen und sind eher bereit, sich zu beteiligen.