Wir fragen Lea Elaine Hartmann, Smart-City-Projektmanagerin der Kreisstadt Olpe, wie man dort seit April 2019 den Smart-City-Prozess angegangen ist. Olpe ist Teil des Modellprojekts „Smart Cities: 5 für Südwestfalen“ und damit eine Pionierkommune. 

Welche Personen aus der Stadtverwaltung waren daran beteiligt?

Federführend bei der Projektbewerbung waren mein Kollege Tobias Schulte (Leitung Amt für Finanzen und Steuern) sowie Torsten Kaufmann. Diese beiden haben die Chance erkannt und den Bürgermeister davon überzeugt, sodass er diesen Prozess von Anfang an mit unterstützt.

Welche ersten Schritte hatte man ins Auge gefasst? Gab es Prioritäten?

Das bewegte sich natürlich auch im Rahmen der Projektbewerbung, in welcher man mit Fördermitteln rechnen konnte. In der Antragstellung haben Tobias Schulte und Torsten Kaufmann – wie gesagt – den Bürgermeister eingeweiht, potenzielle Projektideen gesichtet und sie mit Projektbudget versehen.  

Ich selbst bin seit Januar 2020 Angestellte in der Kreisstadt Olpe und leite das Projekt. Mein konkreter erster Meilenstein war die Kick-Off-Veranstaltung, die ich mit dem Verwaltungsvorstand und der Amtsleitungsrunde vorsah. Diese Veranstaltung war gleichzeitig der offizielle Starttermin in der Visionserarbeitung als erster Schritt des Strategieprozesses.  

Wie viel Zeit wurde für die Startphase vorgesehen?

Im Grunde sehe ich die Vor- und Nachbereitung der Kick-Off-Veranstaltung am 9. und 10. März 2020 als konkrete Startphase an. Diesen, als Exkursion angelegten, großen Visionsworkshop sah ich zusammen mit allen Amtsleiter*innen und dem Verwaltungsvorschlag vor. Ich habe damit die gesamte Führungsetage abgeholt und nach Soest mitgenommen. Einen Workshop dieser Art gab es vorher noch nie, denn hierbei hat sich wirklich eine gesamte Führungsetage Zeit für dieses Thema genommen. Die Exkursion hat gleichzeitig den Zusammenhalt gefördert.

Die Vorbereitung war sportlich, da ich sie neben meiner generellen Einarbeitung bei der Stadt während meiner ersten zwei Monate durchgeführt habe. Es gab eine Einarbeitungsaufgabe vorab an die Teilnehmenden des Workshops: „Welche Digitalisierungsinitiativen haben Sie bereits in Ihren eigenen Abteilungen?“

Ausgehend von diesem Starttermin waren ursprünglich Fortsetzungen im Visionsworkshop vorgesehen, welche über den Sommer 2020 zum Beschluss der strategischen Ziele bis zum Jahresende führen sollten. Der Olper Smart-City-Prozess war dabei von vorneherein iterativ ausgelegt und sollte zuerst eine interne Beteiligung basieren, welche durch externe Beteilgung bereichert wird.  

Leider hat der Corona-Lockdown diesen Plan erschwert, weil die Beteiligung nicht mehr in Form von großen Präsenzveranstaltungen durchgeführt werden konnte. Die Workshops ließen sich jedoch  – passend zu New Work – auf Videokonferenz-Tools gestützt durchführen.

Eine Besonderheit meiner Startphase war die Einarbeitung in der Stadtverwaltung. Dabei bin ich in den ersten Wochen durch die verschiedenen Ämter [Fachabteilungen] rotiert und hatte jeweils ein ein- bis zweistündiges Gespräch mit den Amtsleiter*innen. Ich konnte dadurch Eindrücke sammeln, wie in der Verwaltung gearbeitet wird.

Welche Ressource war für den Prozess-Start am wichtigsten?

In erster Linie war die Unterstützung des Vorhabens durch Bürgermeister Weber besonders hilfreich. So habe ich anfangs, zusammen mit Herrn Weber, einen Projektauftrag definiert. Seither halten wir einen zweiwöchigen Regeltermin ab.

Auch die Unterstützung durch den Kollegen Tobias Schulte (heute Hauptamtsleitung) war zu Beginn sehr hilfreich, weil dieser meine Fragen zu Verwaltungsabläufen klären konnte. Hierzu ist ein zusätzlicher, monatlicher Regeltermin mit dem Verwaltungsvorstand etabliert worden.

Von der Organisation als Stabsstelle sind wir im Laufe des Prozesses abgewichen, weil von uns auch eine konkrete Teamzugehörigkeit als wichtige Ressource erkannt wurde.

Was sind Errungenschaften des bisherigen Prozesses?

Im Themenfeld „New Work“ konnte ich eine Struktur etablieren, mit welcher leicht verständlich wurde, wie dieses mit dem Smart-City-Projekt zusammenhängt. Es ist nunmehr klar, dass es sich dabei nicht um eine neues Gebäude handelt, sondern New Work einen Kulturwandel bedeutet. Diese Erkenntnis ist ein Ergebnis einer gezielten Kommunikation im Zusammenhang mit Change Management.

Wir werden als erste Smart-City-Lösung die digitale Stadtführung umsetzen, bei welcher Schilder an Sehenswürdigkeiten platziert werden, zu welchen zusätzliche Beschreibungen sowie zweiminütige interaktive Hörspiele für Kinder und Beschreibungen für Seebehinderte durch QR-Codes abgerufen werden können.

Die Bücherei der digitalen Dinge ist als nächste Errungenschaft in greifbarer Nähe.   Letztlich ist eine grundsätzliche Errungenschaft, dass wir mit der Smart-City-Strategie eine übergreifende strategische Grundlage erstellt haben, die für die gesamte Verwaltung gilt. So wurde in dieser beispielsweise auch das Ziel verankert, dass die UN-Nachhaltigkeitsziele regelmäßig überprüft werden.

LESSONS LEARNED

• Bei einem iterativen Vorgehen entsteht der Vorteil, dass die Stakeholder durch mehrere Teilbeschlüsse laufend über Zwischenstände informiert bleiben.
• Hospitieren in benachbarten Abteilungen kann einen ersten Gesamtüberblick während der Einarbeitung schaffen.
• Ein Auftaktworkshop an einem anderen Ort kann helfen, dass sich die Zielgruppe bewusst Zeit für den Projektstart nimmt und dabei ist.
• Kommunikation ist unglaublich wichtig! Man braucht den Rückhalt! Der Prozess steht und fällt mit guter Kommunikation, die bereits intern in der Verwaltung beginnt. Daneben ist es aber auch für eine partizipative Prozessgestaltung wichtig, dass Bürger*innen der gesamte Ablauf vor Augen ist, diese über laufende Ergebnissen informiert bleiben und sie nicht nur punktuell von Beteiligungsmöglichkeiten erfahren.
• Corona! Hat den Prozess der Beteilugung durcheinandergeworfen. Es konnten keine Vor-Ort-Formate durchgeführt werden. Passend zum Thema „New Work“ konnten bereits früh neue virtuelle Tools praktiziert werden.
• Smart City betrifft alle, darum sollte dies auch in Zuständigkeiten der einzelnen Fachabteilungen zum Ausdruck kommen. Es ist erforderlich, dies in der Organisationsstruktur einer Verwaltung mitzudenken.