Woran machst du den „Startschuss“ des Plettenberger Smart-City-Prozesses fest?

Hier in Plettenberg mache ich diesen an einer Arbeitsgruppensitzung fest, in welcher erkannt wurde, dass Digitalisierung ein wichtiges Thema ist. Anlass war die beginnende REGIONALE 2025 und die Vorstellung der sogenannten „Südwestfalen DNA“. Das ging so weit, dass wir speziell für das Thema Digitalisierung 2018 eine neue Arbeitsgruppe gründeten, die sich dann Anfang 2019 das erste Mal traf. Im gleichen Zeitraum wurde Plettenberg Gigabit-City und bemühte sich um eine gemeinsame Bewerbung auf den Call „Smart Cities Made in Germany“, bei welchem für den Märkischen Kreis zunächst die Stadt Menden zum Zuge kam. Wir haben hierbei realisiert, dass uns bis dato ein ganzheitlicher Ansatz fehlte.

Welche Personen aus der Stadtverwaltung waren daran beteiligt?

Die neue Arbeitsgruppe wird seit 2019 von der Stadtplanungsabteilung geleitet. Damals waren wir zu viert: Zwei Stadtplaner*innen, die Stadtarchivarin und der Demografiebeauftragte. Hin und wieder unterstützen auch Kolleg*innen aus dem Hoch-/Tiefbau oder dem Internen Service unsere Arbeitsgruppe. Der Plettenberger Bürgermeister sowie der Kämmerer waren direkt involviert, indem wir ihnen stets berichteten. Und so formulierte die AG eine Empfehlung an die Verwaltungsleitung, welche vom Bürgermeister direkt eingebracht wurde. So wurde ziemlich schnell deutlich, dass für das Thema Digitalisierung konkrete personelle Ressourcen geschaffen werden müssen. Im ersten Schritt sollen Digitallotsen (Studieninstitut Westfalen-Lippe) ausgebildet werden, damit die digitalen Kompetenzen in der Verwaltung erweitert werden.
Ebenso zeigte sich die Politik offen für die Digitalisierung. Wichtig war, der Politik etwas vorzulegen, wodurch der ganzheitliche Ansatz gedanklich nachvollzogen werden konnte. Wir sind recht schnell gemeinsam mit verschiedenen Personen nach Ahaus gefahren, um uns dort von der Firma Tobit.Software verschiedenste Smart-City-Lösungen zeigen zu lassen.

Welches Ziel lag 2018 diesem Ansatz zu Grunde?

Zunächst war es nur die Idee, ein digitales REGIONALE Projekt aufzustellen. Dabei war schnell klar, dass nicht auf eine Insellösung hingewirkt werden soll, sondern verschiedene Fäden (inner- und außerhalb des Rathauses) zusammenzuführen sind. Ziel war, dass Digitalisierung zu einem Querschnittsthema wird, das alle Bereiche durchzieht: Bei Projekten sollte immer auch „digital“ mitgedacht und berücksichtigt werden (was nicht heißt, dass nur „digital“ richtig ist). Erst auf Basis dieser Betrachtung sollten Entscheidungen erfolgen. Damit sollte gewährleistet sein, dass die Stadtverwaltung auf sich verändernde Realitäten passender reagiert.

Welche ersten Schritte hatte man ins Auge gefasst? Gab es Prioritäten oder Wünsche?

In einem ersten klaren Schritt wurde die Belegschaft mit eingebunden. Der Bürgermeister bat in einem Rundbrief alle Mitarbeitende, Wüsche und Ideen zum Thema Digitalisierung zu äußert. Die Ergebnisse dieser Befragung wurden in der Arbeitsgruppe genutzt.
Ein zweiter Schritt nutzte das Bürgerforum, um das Thema auch in die Stadtgesellschaft zu spielen. Indem wir einen ganzheitlichen Ansatz verfolgten, wurde hiermit auch auf Themen gesetzt, die nicht nur aus der Sicht der Verwaltung stammen. Dieses Bürgerforum war verknüpft mit einer Beteiligung für REGIONALE Projekte.
Als dritten Schritt würde ich den Aufbau von Expertise und Ressourcen sowie eigenen Kompetenzen beschreiben, welcher seit dem Prozessstart erreicht wird. Ziel war hierbei, die Bereitschaft der Mitarbeitenden zu erhöhen und Innovationsthemen nicht zu einem nervigen Muss verkommen zu lassen. Fortbildungen wurden dabei auch in Themen wie Transformation und Change-Management unternommen.

Ein Smart-City-Prozess läuft nicht von selbst. Gab es bei euch Budget für ein solches Projekt?

Am Anfang haben wir hier Mehrarbeit in Kauf genommen. Wir waren aufgrund des Onlinezugangsgesetzes (OZG) gezwungen uns mit dem Thema zu beschäftigen. Die Vereinbarkeit mit dem Tagesgeschäft ist jedoch für viele Kolleg*innen problematisch gewesen, aber man hat immer wieder einen Weg gefunden. Zunächst gab es keinerlei Budget (z.B. für Fortbildungen). Dieses Jahr (2021) hingegen, ist eine gewisse Summe für externe Beratung vorgesehen. Etwas später haben Mitarbeitende teilweise eine geringe Stellenzuweisung erhalten (z. B. 20% für das Thema). Das größte Startkapital jedoch, war die Wertschätzung durch die Vorgesetzen.

Wie viel Zeit wurde für die Startphase vorgesehen? (wie viel für den gesamten Prozess?)

In diesen ersten Schritten hatten wir keine klare Zeitvorstellung vor Augen, sondern uns mit den Projektideen befasst. Erst Stück für Stück wurde deutlich, welchen Prozess wir vor uns haben: darum konnten wir auch konkret auf externe Dienstleister*innen zugehen. Fest steht aber: Es wurde nie ausgesprochen, dass wir bis dann und dann fertig sein sollen. Ich würde anderen Kommunen empfehlen, zu Beginn einen Zeitplan zu machen, welche die wesentlichen Schritte umfasst, da es so eine größere Verbindlichkeit gibt.

Welche Ressource war für den Prozess-Start am wichtigsten?

Entscheidend für den Start sind ausreichende personelle Kapazitäten und dass die Leute Lust haben, sich mit dem Thema zu beschäftigen. Hierfür muss auch die Rückendeckung der Verwaltungsspitze vorhanden sein.

LESSONS LEARNED

• Hole dir Rückendeckung: Eine sehr positive Erfahrung, die den Prozess sehr vereinfacht hat. So wurde hierdurch auch eine Schulung für Mitarbeitende ermöglicht.
• Denk voraus: Es muss zunächst eine gewisse Struktur vorherrschen, die mit klarer Zielsetzung zusammenarbeiten kann (z. B. eine agile Projektstruktur), sonst verheddert man sich in vielen Einzelpunkten! Es hilft, sich zu konzentrieren und damit das Projektziel ganzheitlich zu verfolgen.
• Bau Kapazitäten auf: In Plettenberg wurde die Ausbildung zum Digitallotsen begrüßt. Hierbei konnten sich Einzelpersonen gezielt inhaltlich weiterbilden aber auch von einem interessanten Austausch mit anderen Kommunen profitieren. Der Lerneffekt war sehr groß! In Verbindung mit Schulung sollte auch die Prozessstruktur geklärt sein, damit man die neue Kapazität auch gezielt einsetzen kann.