In Menden wird das Smart-Cities-Projekt durch eine eigene Gesellschaft umgesetzt, die mendigital GmbH. 2018 gab es den Auftrag an die Stadtwerke Menden GmbH, sich den Themen Digitalisierung und Smart City zu widmen. Daraus entstand auch die Initiative, beim Modellprojekt Smart Cities mitzumachen.

Gemeinschaftlich mit der Stadtverwaltung wurde der Antrag formuliert – das Projekt, so der Wunsch, sollte aber gerne auch gemeinsam mit den Stadtwerken durchgeführt werden. Nach dem positiven Förderbescheid wurde deshalb die mendigital GmbH als digitales Joint Venture aus Kommune und Stadtwerken mit einem Anteil von jeweils 50 Prozent gegründet.

Die mendigital GmbH konnte bei der Erarbeitung und Durchführung der Beteiligungsprozesse auf Vorkenntnisse zurückgreifen, etwa auf die Vorarbeit der Stadtwerke zur Infrastruktur, auf die Ergebnisse und Strukturen zum IKEK oder auch auf die Befragung zu Innenstadt der Zukunft durch die Wirtschaftsförderungsgesellschaft.

Dem Projektteam waren Transparenz und die Möglichkeit zur Mitgestaltung im Smart-Cities-Prozess extrem wichtig. Weil das Thema sehr komplex ist und damit verbundene Fragen auch gesellschaftliche Veränderungen hervorrufen, sollte das Ganze nicht nur auf politischer Ebene, sondern auch mit den Bürger:innen diskutiert werden.

Die Beteiligungsmöglichkeiten sollten Schmerzpunkte in der Stadt verdeutlichen und zeigen, was den Menschen wichtig ist, um später priorisieren zu können und eine höhere Akzeptanz für Projekte zu erzielen.

Wer macht was? Personalaufwand und Zuständigkeiten für die Planung und Durchführung der Beteiligungsprozesse.

mendigital GmbH: drei Personen (ein GF, ein Projektleiter und eine studentische Hilfskraft)

Stabstelle Digitalisierung: zu Beginn eine Person, dann zwei Personen.

Dazu kommt die externe Beratung.

Wie sahen konkrete Beteiligungsmöglichkeiten vor Ort aus?

Es gab zwei Bürger:innenbeteiligungen:

1. Menden verdient seine Brötchen – für die Zukunft: Kooperation mit lokalen Bäckereien.
   Bürger:innen können ihre Erwartungen und Wünsche in Bereichen wie Mobilität, Bildung oder Freizeit, aber auch ihre Bedenken im Hinblick auf die Digitalisierung in der Stadt einbringen. Eine Beteiligung war sowohl analog (Broschüren und Fragebogen für Senior:innen in leichter Sprache) als auch digital (Umfragetool) möglich.
   Auf einer Art Bürger:innenreise wurden die Teilnehmer:innen durch eine imaginäre Woche geführt und für jeden Tag mit einem anderen Thema konfrontiert. Beispiel: Montag Mobilität: Mobilität heute – wie zufrieden sind Sie damit? Wie wichtig ist das Thema für die Zukunft?
   Zusätzlich konnten Projektideen, Stärken und Schwächen aus Menden in freien Textfeldern formuliert werden. Die ersten 2000 Teilnehmer:innen erhielten als Dankeschön in den Mendener Filialen der kooperierenden Bäckereien gratis eine Tüte mit vier Brötchen.

1. Digitales Dot-Voting über Pollunit
   Durch die Brötchen-Aktion kamen fast 250 Projektideen zusammen, das mendigital-Team identifizierte selbst mögliche Projekte aus anderen Smart Cities, aber auch aus Gesprächen mit Experten aus der Verwaltung, der Wirtschaft etc. Diese Ideen wurden immer weiter runtergebrochen. Über die verbliebenen 20 konnte online per Dot-Voting abgestimmt werden.

Auf welche Handlungsweisen sollten andere Kommunen verzichten?

• Extrem wichtig ist die Art der Ansprache: Nach Bedürfnissen, Wünschen, Problemen fragen, nicht zu technisch werden, wenig Anglizismen, bodenständige Sprache.
• Nicht nur: Nenn uns das Projekt, das du möchtest! Stattdessen auch: Was ist das Problem in deiner Lebenswirklichkeit?
• Feedback nicht in der Luft hängen lassen, sondern beschreiben, was mit den Beteiligungen geschieht.
• Umfrage nicht sofort raushauen, sondern Tests einbauen mit Freunden, Bekannten.
• Einstiegshürden bedenken: Müssen sich die Menschen beispielsweise auf einer Plattform anmelden? Aufwand zur Beteiligung so gering wie möglich halten.
• Länge der Befragungen beachten:Zu umfangreiche Befragungen schrecken ab.

Was hat gut funktioniert? Was empfiehlt Menden anderen Kommunen?

• Fantastisches Motto: Menden verdient seine Brötchen für die Zukunft – als Incentive in Corona-Zeiten war das sehr erfolgreich.
• Optisch Nähe zu den Bürger:innen schaffen: Broschüren mendenmäßig gestaltet, Bilder aus der Stadt verwendet.
• Agil gestalten: Verwaltung und Experten haben immer wieder geprüft, Tipps gegeben.
• Gute Auswahl von Tools, beispielsweise Survey Monkey bei der ersten Beteiligung, Dot-Voting mit Steckbriefen bei der zweiten.
• Gutes Kommunikationsnetzwerk: mendigital GmbH hat von Gesellschaftern und deren Netzwerken profitiert.
• Eigene Smart-Cities-Marke designt (Agentur aus Menden mit dabei).
• Für die spätere Auswertung das Design der Bürgerbeteiligung gut durchdenken: Beispiel: Gestaltung von Skalen. Menschen haben einen Hang zur Mitte, das sollte bedacht werden.